Hợp đồng dịch vụ cây cần có những gì?

Vì sao hợp đồng lại quan trọng

Việc làm với cây là nguy cơ cao. Thỏa thuận miệng mơ hồ có thể biến thành các khoản phát sinh, tranh chấp do hư hỏng, việc dọn dẹp chưa xong, hoặc tệ hơn. Hợp đồng bằng văn bản giúp bạn so sánh các công ty công bằng hơn và có cơ sở để đối chiếu nếu đội thi công cố thay đổi công việc sau khi đã đến.

TreelineLocal là dịch vụ ghép cặp miễn phí. Chúng tôi không thực hiện công việc với cây và không cung cấp lời khuyên về lâm nghiệp, kết cấu, điện hoặc pháp lý. Nhiệm vụ của chúng tôi là giúp bạn kết nối với các công ty cây được cấp phép và có bảo hiểm để bạn có thể so sánh báo giá và chọn ai để thuê.

Trước khi ký bất cứ thứ gì:

• Thuê một công ty cây được cấp phép và có bảo hiểm.
• Tự kiểm tra giấy phép nếu tiểu bang hoặc thành phố của bạn yêu cầu.
• Tự kiểm tra bảo hiểm trách nhiệm dân sự chung hiện hành và bảo hiểm bồi thường tai nạn lao động.
• Nếu cần đánh giá—đặc biệt khi cây có thể nguy hiểm hoặc nên được giữ lại—hãy ưu tiên một chuyên gia cây cảnh được chứng nhận bởi ISA.
• Lấy phạm vi công việc và giá bằng văn bản trước khi bắt đầu.
• Không thanh toán toàn bộ ngay từ đầu.

Nếu cây bị đổ, bị gãy đôi, hoặc đang nghiêng vào/ở gần đường dây điện, hãy xem đó là tình huống khẩn cấp đe dọa tính mạng. Hãy đứng tránh xa. Để trẻ em, thú cưng và hàng xóm tránh ra khỏi khu vực. Gọi công ty điện lực và 911 trước. Không chạm vào cây, đường dây, hoặc bất cứ thứ gì có thể đang mang điện. Với tình huống do bão, xem an toàn khi cây đổ do bão.

Hợp đồng nên nói rõ những gì

Tối thiểu, hợp đồng cần mô tả chính xác những gì sẽ được thực hiện trên mảnh đất của bạn. Viết ngắn gọn, ngôn ngữ đơn giản là được. Quan trọng là các chi tiết phải thật cụ thể.

Hãy đưa vào các mục sau:

1. Thông tin công ty
- Tên pháp lý của doanh nghiệp
- Số điện thoại và địa chỉ
- Số giấy phép nếu khu vực của bạn có yêu cầu
- Tên người được ủy quyền ký hợp đồng

2. Chi tiết công việc của bạn
- Họ tên của bạn, địa chỉ dịch vụ và thông tin liên hệ tốt nhất
- Cây hoặc các cây nào nằm trong phạm vi
- Mô tả vị trí đơn giản, ví dụ: "cây phong phía trước cạnh đường lái xe"

3. Phạm vi công việc chính xác
- Cắt bỏ, tỉa cây, tỉa cành, nhổ gốc/đục gốc, kéo dây (cabling), vận chuyển dọn dẹp mảnh vụn, hoặc dọn dẹp khẩn cấp
- Phần nào của cây sẽ được cắt
- Có cắt bỏ toàn bộ cây hay chỉ một số cành
- Có bao gồm phần gốc hay không, và việc đục sâu đến mức nào
- Có bao gồm rễ nông trên mặt đất hay sẽ tính thêm

4. Cách xử lý mảnh vụn
- Chở hết đi
- Cắt gỗ thành các đoạn để làm củi
- Để mùn/chips tại chỗ hoặc chở đi
- Quét và thổi sạch sân sau khi xong, hoặc không

5. Lối tiếp cận và thiết bị
- Đội thi công có dùng xe nâng có giỏ, cẩu, thợ leo, hay thiết bị nâng không
- Có cần lối đi qua cổng hay cần di chuyển đồ đạc sân/ô tô/cây trồng không
- Có dùng ván ép để bảo vệ bãi cỏ hoặc đường lái xe khi có thể hay không

6. Bảo vệ tài sản lân cận
- Hàng rào, mái nhà, nhà kho, đường lái xe, hồ bơi, khu vực hệ thống tự hoại, hệ thống tưới, đèn chiếu sáng cảnh quan và bồn cây nên được ghi chú nếu nằm gần khu vực làm việc
- Mọi giới hạn tiếp cận hoặc chướng ngại vật đã biết cần được ghi rõ

7. Giá và điều khoản thanh toán
- Tổng giá hoặc các hạng mục tính rõ ràng
- Điều gì có thể khiến phát sinh thêm chi phí (nếu có)
- Số tiền đặt cọc (nếu có)
- Khi nào đến hạn thanh toán phần còn lại
- Các hình thức thanh toán được chấp nhận

8. Khung thời gian bắt đầu và tiến độ hoàn thành
- Ngày dự kiến bắt đầu hoặc khoảng thời gian
- Có thể trì hoãn do thời tiết không
- Nếu đội thi công phải dừng và quay lại thì sẽ xử lý thế nào

9. Tuyên bố về bảo hiểm
- Bằng chứng bảo hiểm trách nhiệm dân sự chung
- Bằng chứng bảo hiểm bồi thường tai nạn lao động
- Các ngày cho thấy hợp đồng bảo hiểm còn hiệu lực

10. Trách nhiệm về giấy phép
- Ai kiểm tra giấy phép hoặc quy định về cây được bảo vệ
- Ai chi trả phí giấy phép nếu được yêu cầu

Nếu bạn báo giá các công việc phổ biến, việc đối chiếu hợp đồng với các mức thông thường trên chi phí làm cây sẽ giúp so sánh. Các ước tính tại Mỹ thường vào khoảng $400-$2,000+ cho việc cắt bỏ cây, $250-$1,200 cho việc tỉa hoặc cắt cành, $100-$500 cho đục gốc, và $500-$5,000+ cho dọn dẹp khẩn cấp hoặc do bão. Đây là ước tính, không phải báo giá hay cam kết. Giá thực tế còn phụ thuộc vào kích thước và loài cây, vị trí và mức độ tiếp cận, rủi ro, việc chở dọn mảnh vụn, và khu vực của bạn.

Những chi tiết quan trọng mà mọi người hay quên ghi bằng văn bản

Đây là phần khiến nhiều chủ nhà bị thiệt. Công ty có thể nói một điều trong lúc ghé khảo sát, nhưng nếu không được đưa vào hợp đồng thì về sau sẽ khó thực thi hơn.

Hãy đảm bảo các điểm sau được đề cập:

• Chuẩn dọn dẹp: Họ có quét, thổi sạch và dọn bỏ các cành nhỏ, mùn cưa và đoạn gỗ không?
• Chi tiết phần gốc: Có bao gồm đục gốc không? Nếu có, đục rộng bao nhiêu và sâu đến mức nào? Họ có lấp lại hố hay để các mảnh đục (grindings)?
• Xử lý gỗ: Các đoạn gỗ và chips sẽ được chở đi, xếp chồng hay để lại?
• Ảnh hưởng đến bãi cỏ và đường lái xe: Máy móc hạng nặng có thể làm lún bãi cỏ hoặc nứt bề mặt. Hợp đồng nên nêu phương pháp bảo vệ sẽ được áp dụng khi khả thi và những hư hỏng có sẵn trước đó.
• Hệ thống tưới và hạng mục ngầm: Nếu bạn có vòi phun/đầu tưới, hàng rào vô hình cho chó, đường thoát nước (drainage lines) hoặc các bộ phận thuộc hệ thống tự hoại gần khu vực làm việc, hãy nói với công ty trước khi ký và yêu cầu ghi nhận rủi ro đó bằng văn bản.
• Tài sản của hàng xóm: Nếu cành cây vươn qua ranh hàng rào, kế hoạch nên nêu cách tiếp cận an toàn và dọn dẹp. Quy định địa phương có thể quan trọng ở đây.
• Giao thông và chỗ đậu xe: Nếu đường chật, hãy hỏi xe tải và thiết bị băm/máy cắt chips sẽ đậu ở đâu.
• Lệnh thay đổi (change orders): Nếu đội thi công phát hiện mục mục, hư hỏng do bão, hoặc vấn đề về lối tiếp cận, mọi phần công việc phát sinh phải được bạn chấp thuận bằng văn bản trước khi làm.

Ngoài ra, hãy hỏi xem hợp đồng có kèm một câu đơn giản rằng công ty sẽ tuân theo quy định địa phương về cây được bảo vệ, cây di sản, hoặc cây thuộc tuyến đường hay không, nếu những quy định đó áp dụng tại thành phố của bạn. Yêu cầu về giấy phép khác nhau tùy nơi. Đây là thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý, nhưng vẫn quan trọng vì việc cắt bỏ cây được bảo vệ mà không được cho phép có thể dẫn đến phạt tiền hoặc bị yêu cầu dừng công việc.

Nếu bạn không chắc cây trông có nguy hiểm không, hãy xem dấu hiệu cây nguy hiểm và sau đó yêu cầu một chuyên gia đủ năng lực đánh giá trực tiếp tại chỗ.

Điều khoản thanh toán bảo vệ bạn

Một hợp đồng công bằng nên bảo vệ cả hai bên. Đồng thời, nó cũng phải làm cho người làm ăn không uy tín khó ép bạn.

Dùng checklist đơn giản này:

• Không bao giờ thanh toán toàn bộ ngay từ đầu.
• Có thể yêu cầu đặt cọc hợp lý cho công việc đã lên lịch, nhưng hợp đồng phải ghi rõ số tiền và thời điểm thanh toán phần còn lại.
• Khoản thanh toán cuối cùng phải đến hạn sau khi hoàn thành đúng phần công việc đã thỏa thuận.
• Nếu công việc lớn, hãy hỏi liệu có thể gắn thanh toán theo các mốc tiến độ (milestones) không.
• Lấy biên nhận cho bất kỳ khoản thanh toán nào bạn thực hiện.
• Lưu bản sao hợp đồng đã ký, giấy tờ bảo hiểm và mọi lệnh thay đổi (change orders).

Hãy đặc biệt cẩn thận sau bão. Cảnh giác với người gõ cửa (door-knockers) đến không hẹn trước, đòi tiền mặt, nói rằng họ có "đội thêm trong khu vực", hoặc tìm cách dọa nạt để bạn ký ngay tại chỗ. Một số kẻ săn bão có thể yêu cầu đặt cọc lớn rồi biến mất, hoặc bắt đầu làm rồi sau đó đòi thêm tiền trước khi hoàn thành. Một công ty hợp pháp sẽ sẵn sàng đưa phạm vi, giá và chi tiết bảo hiểm bằng văn bản.

Nếu bạn muốn được hỗ trợ so sánh các công ty trước khi ký, hãy dùng nhận được ghép cặp. Việc ghép cặp miễn phí cho chủ nhà. Các công ty cây tham gia trả một khoản phí cố định để được liệt kê và liên hệ. Bạn sẽ so sánh báo giá, chọn ai để thuê và thanh toán phần cuối cùng.

Cách đơn giản để rà soát hợp đồng trước khi ký

Dùng bài rà soát 5 bước này trước khi bạn nói đồng ý:

1. Đọc từng dòng trong phạm vi công việc
Đảm bảo mọi cây, cành, gốc cây và nhiệm vụ dọn dẹp mà bạn mong đợi đều được liệt kê.

2. Tự kiểm tra bảo hiểm
Yêu cầu cung cấp bằng chứng về bảo hiểm trách nhiệm dân sự chung và bảo hiểm bồi thường tai nạn lao động. Xác nhận chúng còn hiệu lực.

3. So sánh giá với phần công việc được bao gồm
Con số thấp hơn có thể nghĩa là dọn dẹp ít hơn, không có đục gốc, không có chở đi mảnh vụn, hoặc bảo hiểm yếu hơn. Hãy so sánh cả gói dịch vụ, không chỉ nhìn vào giá “chính”.

4. Xác nhận giấy phép và quy định về cây được bảo vệ
Nếu khu vực của bạn quản lý cây di sản, cây được bảo vệ hoặc cây thuộc tuyến đường, hãy hỏi ai chịu trách nhiệm kiểm tra và xin mọi giấy phép cần thiết.

5. Không ký khi bị ép
Nếu bất cứ điều gì có vẻ vội vàng, không rõ ràng hoặc chỉ nói miệng, hãy dừng lại. Công ty đáng tin nên sẵn sàng trả lời câu hỏi và chỉnh sửa hợp đồng để mọi thứ rõ ràng.

Để biết thêm cách chọn lựa cẩn thận, xem cách thẩm định một công ty dịch vụ cây.